นับถึงตอนนี้ MFU mail ของเราก็เปิดให้บริการมาเกือบจะครบ 1 ปีกันแล้ว (ถ้าจำไม่ผิดเราเปิดตัวไปเมื่อ 14 ก.พ. 56) แต่คิดว่าหลายๆ คนก็คงยังมีข้อสงสัย และยังลังเลใจว่าจะหันมาใช้ดีมั๊ย แต่ก็คงมีหลายคนโดนหัวหน้าบังคับให้ใช้งานไปแล้ว (ก็นับว่าเป็นเรื่องดีนะครับ)
วันนี้ผมขอมาพูดถึงปัญหาที่หลายๆ คนสงสัย เกี่ยวกับ MFU mail กันครับ โดยข้อมูลทั้งหมดผมได้ข้อมูลจากการสอบถามกรรมการที่ดูแลระบบ MFU mail ที่ใช้งานบน Google apps for education นะครับ มาเริ่มกันเลย
เริ่มจากคำถามทั่วๆ ไปก่อนนะครับ
1. Google Apps for education คืออะไร
Google apps for education เป็นการรวมเอาบริการต่างๆ ของ Google เพื่อให้หน่วยงานการศึกษานำมาใช้งานเป็นระบบ Online ขององค์กรนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็น Email, Calendar, Google drive โดยหน่วยงานสามารถกำหนดรูปแบบการใช้งานได้ตามต้องการ (แต่คิดว่ามีข้อจำกัดอยู่พอสมควรนะ) รวมถึงสามารถดูแล Account ในองค์กรด้วยตนเอง โดยกลุ่มบริการของ Education นั้น Google ให้เราใช้งานฟรีๆ ไม่มีค่าใช้จ่าย (ยกเว้นอยากได้มากกว่าที่เค้าให้) โดย ณ ตอนนี้ เราจะมีพื้นที่เก็บ Email และข้อมูลบน Mail และ Google Drive รวม 30GB ครับ2. MFU mail คืออะไร ใครบ้างที่มีสิทธิ์ใช้งาน หากอยากใช้งานจะสมัครอย่างไร
MFU mail ก็คือ Gmail ที่ Google ให้เราใช้งานบน Google apps for education (ตอนนี้ Mail server อันเดิมของมหาวิทยาลัยนั้น ปิดไม่ให้ใช้งานแล้ว) โดยเราสามารถกำหนดชื่อ Domain หรือชื่อ Email ได้เอง ซึ่งตอนนี้ มฟล. ของเราก็ใช้งานอยู่ 2 ชื่อคือ @mfu.ac.th และ @lumduan.mfu.ac.th (เป็นกลุ่ม Email ของพนักงานและนักศึกษาตามลำดับ) นั่นคือ ผู้มีสิทธิ์ใช้งานก็คือ พนักงานของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง (เฉพาะ พนักงานปัจจุบันนะครับ) และนักศึกษาของมหาวิทยาลัย ทุกชั้นปี ทั้งนักศึกษาปัจจุบันและนักศึกษาใหม่ (ส่วนนักศึกษาที่จบการศึกษาไปแล้ว หากยังไม่มี Account ให้ลองสอบถามที่ส่วนทะเบียน หรือ ที่ 053 916397 นะครับ)
ทั้งนี้ การสมัครใช้งาน จะทำโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง โดยกรณีพนักงานทางส่วนการเจ้าหน้าที่จะส่งข้อมูลไปยังผู้ดูแลระบบให้หลังจากเข้าทำงาน และนักศึกษาก็จะได้รับ Account ในวันที่มาลงทะเบียนครับ3. สิทธิ์การใช้งาน MFU mail จะสิ้นสุดเมื่อใด
สำหรับนักศึกษา จะสามารถใช้บริการนี้ได้ตลอดชีวิต หรือ จนกว่า Google จะเลิกให้บริการครับ ส่วนกรณีของพนักกงานจะสามารถใช้ได้จนกว่าจะพ้นสภาพการเป็นพนักงานของมหาวิทยาลัย โดยหลังจากพ้นสภาพแล้ว จะสามารถใช้งานต่อได้อีกประมาณ 3 เดือน Account ก็จะถูกปิด รวมถึงข้อมูลต่างๆ ก็จะโดนลบน่ะนะครับ ดังนั้น หากพนักงานท่านใดลาออก ก็ให้รีบจัดการสำรองข้อมูลของท่านเอาไว้ก่อนเลย4. บริการใดบ้างที่สามารถใช้งานภายใต้ชื่อ Domain ของมหาวิทยาลัย
ตอนนี้มีบริการที่ไม่สามารถเชื่อมต่อกับ Account ของ MFU mail ได้ก็คือ Youtube ครับ ส่วน บริการอื่นๆ ที่ Google apps สามารถใช้งานได้ แต่ทางผู้ดูแลปิดเอาไว้คือ Google group และ Google site หากสมาชิกท่านให้สนใจใช้งาน ก็สามารถแจ้งขอใช้งานได้ที่ผู้ดูแลระบบครับ โดยสามารถส่งคำขอใช้บริการได้ที่ https://sites.google.com/a/mfu.ac.th/gapps4mfu/requesting-form นอกนั้น สมาชิกทุกท่านก็ยังสามารถใช้บริการได้ตามปกติครับ5. ในกรณีที่หน่วยงาน มีพนักงานใหม่เพิ่มเข้ามา แต่ใน Group ของหน่วยงาน ยังไม่มีรายชื่อของพนักงานใหม่ จะสามารถดำเนินการอย่างไรได้บ้าง
ตามปกติทางส่วนการเจ้าหน้าที่จะเป็นผู้เพิ่มรายชื่อ เข้าไปยังกลุ่มของพนักงานในแต่ละหน่วยงานครับ แต่หากหน่วยงานใดพบปัญหาความล่าช้า ก็สามารถแจ้งไปยังผู้ดูแลระบบ โทร. 053-916397 เพื่อให้สิทธิ์ในการเพิ่มข้อมูล หรือ สิทธิ์ในการอัพเดทสมาชิกของกลุ่มได้ครับ (ทั้งนี้ ทางผู้ดูแลระบบกำลังพิจารณาขั้นตอนตรงนี้อยู่นะครับ หากมีอะไรเปลี่ยนแปลงผมจะมาแจ้งอีกทีครับ)6. ในกรณีที่ลืมรหัสผ่าน หรือ ไม่สามารถเข้าใช้งานระบบได้ จะทำอย่างไรได้บ้าง
เนื่องจากระบบ Google apps for education ทาง Google ให้หน่วยงานดำเนินการดูแลผู้ใช้บริการเอง ทำให้ไม่สามารถใช้ระบบขอรหัสผ่านคืนได้เองแบบเดียวกับ Gmail ปกติ ดังนั้นหากมีปัญหาในการเข้าใช้งานระบบ ให้ท่านติดต่อที่ผู้ดูแลระบบ superadmin@mfu.ac.th (Tel. 053-916397) เพื่อให้ผู้ดูแลระบบแก้ไขให้ครับคราวนี้มาดูคำถามคาใจเกี่ยวกับการใช้งานระบบกันบ้าง
7. ทำไมต้องหันมาใช้งาน MFU mail ทั้งที่ Email อื่นก็ดีอยู่แล้ว และบางคนก็ใช้ Gmail อยู่แล้ว จำเป็นต้องมาใช้ MFU mail หรือไม่
MFU mail ของเรา ทางผู้ดูแลระบบได้เปิดสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้งานบางส่วน (เพียงบางส่วนนะครับ) ทำให้ผู้ใช้งานในระบบสามารถติดต่อทุกๆ คนใน Domain ของ MFU ได้โดยไม่จำเป็นต้องเป็น contact ของกันและกัน หรือไม่จำเป็นต้องเคยติดต่อกันมาก่อน เช่น นักศึกษาสามารถ Email ถึงอาจารย์ โดยใช้ชื่อของอาจารย์ในการค้นหา Email ในระบบได้เลย หรือ จะ Email ถึงเพื่อนๆ หรือ เจ้าหน้าที่ของมหาวิทยาลัย ได้เลย ขอเพียงทราบชื่อจริง นามสกุลจริงก็พอ (Gmail ปกติไม่สามารถทำแบบนี้ได้นะครับ ต้องเคยติดต่อกันมาก่อน หรือ ต้องรู้ชื่อ Email เท่านั้น)
นอกจากนี้ ยังสามารถเข้าดูปฏิทินของอาจารย์ และปฏิทินของเพื่อนๆ ได้โดยไม่จำเป็นต้องส่งคำขอก่อน (Gmail ปกติ ต้องส่งคำขอก่อนทุกครั้ง) ทั้งนี้ จะดูได้เพียงปฏิทินหลักเพียงอันเดียวนะครับ และดูได้เฉพาะที่เจ้าของปฏิทินตั้งเป็นสาธารณะเท่านั้น
นอกจากนี้ MFU mail ยังได้พื้นที่จัดเก็บ Email และข้อมูลอื่นๆ สูงสุดถึง 30GB แบบไม่มีค่าใช้จ่าย (Gmail ปกติจะเก็บได้ 15GB ครับ)
ทั้งนี้ หากถามว่า จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้งานหรือไม่ ก็ขึ้นกับความต้องการ และความถนัดครับ เพราะทุกวันนี้ Mail Server ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Hotmail (หรือชื่อใหม่ Outlook) และ Yahoo ก็สามารถ Import เอา Email อื่นเข้าไปอ่านได้แล้ว และ MFUmail เอง ก็สามารถ Import เอา Hotmail และ Yahoo mail เข้ามาอ่านได้ด้วยเช่นกัน (แต่กรณีของ Yahoo ถ้าจะเอาไปอ่านด้วยเมลล์อื่นต้องเสียค่าใช้จ่ายนะครับ) ดังนั้น ผู้ใช้งานก็เลือกใช้ได้ตามสะดวกครับว่าจะใช้อะไรเป็นหลัก อะไรเป็นรอง ยกตัวอย่างตัวผู้เขียนเอง ก็ใช้ Gmail เป็นหลักแล้วทำการ Import เอา MFU mail เข้ามาอ่าน เพื่อไม่ให้พลาดการติดต่อจากหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานครับ8. ถ้าเปลี่ยนมาใช้ MFU mail แล้ว จะมีคนคอยช่วยแนะนำการใช้งานหรือไม่
ในกรณีของพนักงาน ในแต่ละหน่วยงานจะมีเจ้าหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมายให้เป็น Google ambassador ของหน่วยงาน ซึ่งจะมีหน้าที่คอยให้คำแนะนำและแก้ไขปัญหาการใช้งานต่างๆ นอกจากนี้ ทางผู้ดูแลระบบได้เปิด Fan page ชื่อ We love MFU mail ทั้งบน Facebook และ Google+ แล้ว สมาชิกทุกท่านสามารถเข้ามาสอบถามปัญหาการใช้งานได้ครับ โดยทางผู้ดูแลจะหาข้อมูลที่จำเป็นมานำเสนอให้นำไปทดลอง และประยุกต์ใช้งานกัน โดยสามารถเข้าใช้งานได้ที่ https://www.facebook.com/WeloveMFUmail และ https://plus.google.com/104428607101133570552/ สมาชิกสามารถเลือกเข้าใช้งานได้ตามสะดวกครับ9. มี Clip VDO หรือ เอกสารแนะนำการใช้งาน ผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของ Google apps บ้างหรือไม่
ตอนนี้ Clip VDO ที่ผู้ดูแลระบบทำเองยังไม่มีครับ แต่สมาชิกสามารถศึกษาการใช้งานได้ที่ https://www.youtube.com/user/CRMCharity ซึ่งเป็น VDO ของทีมงานจาก Google เองครับ สามารถเข้าไปติดตามได้เลย ส่วนเอกสารแนะนำการใช้งาน สามารถดูได้ที่ เอกสารแนะนำการใช้งาน Google apps ครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น