Google Drive Tips & trick : วิธีการจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ ที่เพื่อนแชร์ให้เรา ให้ใช้งานง่ายและสะดวกขึ้น

ตอนนี้เชื่อว่าหลายๆ คนและ หลายๆ หน่วยงานคงได้ทดลองใช้งาน google drive กันไปบ้างแล้ว ไม่มากก็น้อย และคงจะมีการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์บน Google drive ให้คนในหน่วยงานกันไปพอสมควร แต่ข้อเสียของการแชร์ไฟล์ให้กันก็คือ ตัวไฟล์และโฟลเดอร์ที่ถูกแชร์มานั้น มันจะไม่อยู่ในส่วนของ My Drive ของเรา ทำให้เราไม่สามารถจัดการอะไรกับมันได้มากนัก ยิ่งถ้าเพื่อแชร์แบบเอาไฟล์ หลายสิบไฟล์แชร์มาพรวดเดียว ไฟล์พวกนั้น ก็จะมากองรวมอยู่บนโฟลเดอร์ Shared with me ทำให้โฟลเดอร์นั้นดูรก และค้นหาไฟล์ได้ยาก 

ยกตัวอย่าง ในภาพด้านล่าง เป็นสภาพในโฟลเดอร์ Shared with me ของผมเอง จะมีไฟล์ที่น้องๆ ในหน่วยงานเค้าแชร์มาให้เยอะมาก เนื่องจากเป็นช่วงฝึกใช้งาน ก็เลยยังไม่มีการสร้างระบบในการจัดเก็บไฟล์เท่าไหร่ ก็เลยมีสภาพแบบนี้ 

แต่ถ้าคนที่สร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เป็นระบบมากขึ้น และทำการแชร์มาให้เพื่อนร่วมงานเป็นแบบโฟลเดอร์ มันก็จะดูดีขึ้นมาอีกระดับ ดังภาพด้านล่างครับ

ถึงแม้ว่าบนหน้า Shared with me เราจะสามารถใส่สีโฟลเดอร์ แก้ไขชื่อไฟล์ หรือ โฟลเดอร์นั้นได้ แต่ก็ไม่สามารถจัดกลุ่มของไฟล์ หรือโฟลเดอร์ในหน้านี้ได้ รวมถึง ไม่สามารถดึงเอาไฟล์ต่างๆ บนหน้า Shared with me ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราผ่านโปรแกรม Google Drive ได้ ทำให้ในอนาคตอาจเกิดความยุ่งยากในการจัดการไฟล์และการใช้งานได้ (วิธีการใช้งานโปรแกรม Google Drive สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ครับ) 

วันนี้ผมเลยจะมาแนะนำวิธีการย้ายไฟล์ และ โฟลเดอร์จากส่วนของ Shared with me ไปยัง My Drive ของเรา ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดการไฟลื และโฟลเดอร์ได้มากขึ้น โดยขั้นตอนแรกนั้น เราต้องสร้างที่เก็บไฟล์หรือ โฟลเดอร์บน My Drive ของเราก่อน (จะไม่สร้างก็ได้ครับ ย้ายเข้าไปกองๆ ใน My Drive ก่อนเลยก็ได้) 

การสร้างโฟลเดอร์บน My Drive ก็ทำได้โดย คลิ๊กที่ปุ่ม Create แล้วเลือก Folder ตามรูป

ก็กำหนดชื่อตามใจชอบครับ ในที่นี้ ผมจะสร้างโฟลเดอร์สำหรับเก็บเอกสาร ข่าวแจ้งเวียนของหน่วยงาน ที่ทางเจ้าหน้าที่เค้าแชร์เอาไว้ (เค้าแชร์แบบแยกเป็นโฟลเดอร์ แต่เพื่อความสะดวกผมจะเอามารวมกันเป็นโฟลเดอร์เดียว เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บครับ) ผมก็เลยใช้ชื่อว่า ข่าวแจ้งเวียน

จากนั้นผมก็ทำการกำหนดสีของโฟลเดอร์เพื่อความสวยงาม และให้มันสะดุดตาซะหน่อย (จะไม่ทำก็ได้ครับ) การกำหนดค่าก็ให้คลิ๊กที่รูปสามเหลี่ยมตรงท้ายชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการ ก็จะมีรายการคำสั่งแสดงออกมา ก็เลือกที่ Change color แล้วก็เลือกสีตามชอบครับ

จากนั้น ก็ไปที่หน้า Shared with me เพื่อเลือกโฟลเดอร์และไฟล์ที่เราจะทำการย้ายมายังโฟลเดอร์ข่าวแจ้งเวียน ที่เราสร้างขึ้น การเลือกก็ให้คลิ๊กที่ช่องสี่เหลี่ยม มุมบนซ้ายของ Icon หรือ ด้านหน้าชื่อโฟลเดอร์ (ขึ้นกับว่าตอนนั้นเราสั่งให้ Drive แสดงรายการแบบไหนน่ะนะครับ)

จากนั้น ก็คลิ๊กที่ปุ่ม More ด้านบนของหน้าจอ ก็จะพบคำสั่ง Move to ... ก็คลิ๊กเลยครับ

จากนั้นตัว Server ก็จะแสดงรายชื่อโฟลเดอร์บน My Drive ของเราออกมา เราก็เลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการได้เลย หรือ จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่จากตรงนี้ก็ได้ (รวมถึง สร้าง Sub Folder ก็ได้ครับ) เมื่อเลือกแล่้ว ก็คลิ๊กที่ปุ่ม Move ครับ

เมื่อระบบทำการย้ายโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว ก็จะแสดงข้อความแจ้งเตือนบนหน้าจอให้เรารู้ และยังสามารถยกเลิกการย้ายได้ด้วย (ก็คล้ายๆ ในกรณีส่ง Email น่ะนะครับ) 

เมื่อเราเข้าไปที่โฟลเดอร์ข่าวแจ้งเวียน (โฟลเดอร์ที่เราสร้างขึ้นใหม่ และเพิ่งจะย้ายไฟล์ไปนั่นแหละ) ก็จะพบว่า มีไฟลื และโฟลเดอร์ที่เราทำการย้ายมา ปรากฏอยู่แล้วตามภาพด้านล่าง และหากว่า ในอนาคต เจ้าของโฟลเดอร์ทำการอัพเดท หรือ เพิ่มไฟล์เข้าไปในโฟลเดอร์ที่แชร์ไว้ ในโฟลเดอร์ของเรา ก็จะมีการอัพเดทตามครับ 

และจากตรงนี้ เราก็สามารถดึงเอาโฟลเดอร์ข่าวแจ้งเวียน ที่สร้างไว้ ไปเก็บไว้บน PC ของเราได้ด้วยโปรแกรม Google Drive หากต้องการครับ (อยากรู้ว่าทำอย่างไร ก็คลิ๊กที่นี่ เพื่อDownload วิธีใช้งานครับ) 

ทั้งนี้ ไฟล์และโฟลเดอร์ที่เราทำการย้ายไปยัง My Drive นั้น จะไม่ใช่การย้ายจริงๆ นะครับ เพราะในหน้า Shared with me ก็ยังปรากฏไฟล์นั้นๆ อยู่ (มันคล้ายๆ เรา Copy โฟลเดอร์ไปซะมากกว่า เพราะหากทำการลบไฟล์หรือ โฟลเดอร์ฝั่งใด ฝั่งนึง อีกฝั่งจะไม่โดนลบครับ)

สำหรับเช้าวันนี้ ก็ขอจบแค่นี้ก่อนนะครับ หวังว่าบทความนี้คงจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อยนะครับ หากมีคำถาม หรือ ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมก็แนะนำ และสอบถามกันมาได้ครับ