หลังจากที่ผมเขียนเรื่องการใช้งานเบื้องต้นไป แถมห้อยท้ายชื่อเรื่องว่า 1 แสดงว่าผมจะเขียนตอนที่ 2 เพิ่มน่ะนะครับ วันนี้ ว่างๆ ก่อนสงกรานต์ ขอมายกตัวอย่างการสร้างแบบฟอร์มกันนิดนึง โดยขอแยกเป็น แบบง่าย และ แบบยาก ก็แล้วกันนะครับ
มาเริ่มที่แบบง่ายๆ กันก่อนนะ (แบบยากๆ ขอติดไว้ก่อนนะครับ เขียนไม่เสร็จ)
ขอยกตัวอย่างแบบฟอร์มจากหน่วยงานของผมก็แล้วกันนะครับ เพราะมันใกล้ตัวดี มาดูแบบฟอร์แรกครับ "รายงานการเกิดอุบัติเหตุ และเหตุฉุกเฉิน" ของฝ่ายความปลอดภัยห้องปฏิบัติการ แบบฟอร์มนี้ ต้องกรอกทุกครั้งที่เกิดเหตุอะไรขึ้นภายในห้องปฏิบัติการ (จริงๆ อยากยกตัวอย่างอีกฟอร์มนึง แต่อันนั้นมันรายการนิดเดียวน่ะนะ ง่ายเกินไป) สามารถ Download ได้ที่นี่้ครับ มาดูหน้าตาของฟอร์มกันครับ
จะเห็นว่า เป็นฟอร์มสำหรับกรอก และเลือกข้อมูลนะครับ ไม่มีการให้คะแนน เพราะมันเป็นฟอร์มแบบที่ใช้รับข้อมูลอย่างเดียว ไม่ใช่ฟอร์มความคิดเห็น หรือ ฟอร์มประเมิน
มาดูแนวทางในการเลือกเครื่องมือกันครับว่า เราควรใช้อะไรมาสร้างเป็นตัวรับข้อมูล และอะไรบ้างที่ต้องเอามาเข้าฟอร์ม .... ง่ายๆ ก็คือ ทุกๆ อันที่เราต้องกรอก หรือ เลือก ... ต้องเอามาสร้างเป็น Field สำหรับกรอกข้อมูลครับ
1. ใช้แบบ Text ครับเพราะเป็นข้อมูลสั้นๆ
2. เพื่อความสะดวกเราสามารถใช้แบบ Date ได้เลยครับ
3. ในส่วนนี้ ตามปกติ เรามักจะกรอก โดยเขียนลงไปเลยใช่มั๊ยครับ แต่ในช่อง ห้องปฏิบัติการ และ ฝ่าย หากหมายถึง หน่วยงานย่อย ผ่านในหน่วยงานของเราเอง ก็มักจะมีข้อมูลชัดเจนอยู่แล้ว เราสามารถใช้ตัวเลือกแบบ Multiple choice หรือ Choose from list ได้ครับ และข้อมูลวันที่เกิดเหตุ ก็ใช้เป็นแบบ Date โดยเลืกแบบระบุเวลาด้วย ข้อมูลในช่องอาคาร และ ห้อง ใช้วิธีกรอกเอาแบบ Text ก็ได้ เพราะห้องที่เกี่ยวข้องมีเยอะมาก
ดังนั้น ในการเลือกใช้ Multilple Choice กับ Choose from a list ก็ดูที่จำนวนรายการเป็นหลักครับ หากรายการไม่เยอะ เลือกใช้แบบไหนก็ได้ แต่หากรายการที่จะเลือกมีเยอะ การเลือกใช้แบบ Choose from a list ก็จะเป็นตัวเลือกที่ดีครับ4. ลักษณะของอุบัติเหตุ ก็จะเป็นข้อมูลที่สามารถเลือกได้มากกว่า 1 รายการ และสามารถเพิ่มรายการอื่นๆ ได้ด้วย ในที่นี้ ก็เลือกแบบ Check Box หรือจะใช้ Multiple Choice ก็ได้ครับ
5. จะเหมือนกรณีของข้อ 4 ครับ ในกรณีที่เรามีฟอรืมที่เป็นเอกสารอยู่แล้ว เช่นเอกสาร Word แต่ตัวเลือกมีรายการเยอะ แถมยาวอีกต่างหาก (แบบในตัวอย่าง) ให้ลองจัดลำดับของตัวเลือก เป็นบรรทัดๆ หรือหากตอนส้รางฟอร์ม กำหนดให้เป็นหัวข้ออยู่แล้ว แบบนั้นก็ได้ครับ ทำการ Copy ข้อความ จากนั้นเอามาวางในช่องของ Form ได้เลยดังภาพ
เพิ่ม Other อีกตัว ก็ครบ ดังรูป
6. ข้อนี้ เป็นรายการที่เราต้องคิดนิดนึงครับ เพราะ มันเป็นแบบตัวเลือก และมีการระบุจำนวนวันด้วย ผมแนะนำให้ลองใช้เป็น Check box (เพราะเลือกได้มากกว่า 1) จากนั้น ระบุคำแนะนำว่า หากกรณีเกิดเหตุและต้องหยุดงาน ให้ระบุจำนวนวันลงในช่อง Other เพื่อใช้เก็บข้อมูลจำนวนวัน (เราเก็บแค่ค่าเดียว ดังนั้นไม่มีปัญหา)
7. และ 8. ดูข้อมูลแล้วยากนะครับ งั้นข้ามไปก่อน เราไปทำข้อ 9 ก่อนก็แล้วกัน
9. รายละเอียดของอุบัติเหตุ อันนี้ไม่มีปัญหา ก็กำหนดเป็น Paragraph Text ได้เลย
10. สาเหตุของอุบัติเหตุ เราใช้แบบ Check Box ครับ
คราวนี้กลับมาที่ข้อ 7 และ 8 อีกรอบครับ
จะเห็นว่า ไม่มีเครื่องมือไหนเลยที่จะสามารถให้เราเลือก และ กรอกจำนวนได้ด้วย วิธีแก้ก็มี 2 รูปแบบครับ คือ 1 แจ้งเจ้าของฟอร์ม เพื่อสอบถามว่า สามารถแก้ไข ปรับรุปแบบได้หรือไม่ หากไม่ได้ ก็มาดูวิธีที่ 2 ครับ
ผมจะจัดกลุ่มข้อมูลของฟอร์ม ออกเป็น ส่วนๆ คือ
1 เป็นข้อมูลของอุบัติเหตุ ก็จะมีข้อ 3, 4, 5, 6 และ 10 ก็คือข้อที่เราสร้าง Field ข้อมูลไปแล้ว
2. เป็นข้อมูลผลต่อสุขภาพ และมูลค่าความเสียหาย ก็จะมีข้อ 7 และ 8
3. คำแนะนำ ... ก็จะเป็นข้อ 11
การแยกส่วนใน Form ก็ใช้ Insert Section Header ดังรูป
ก็เอาเมาส์ไปคลิีก ตรง Field ตรงตำแหน่งที่เราจะแทรกน่ะนะครับ หากมันผิด ก็ใช้เมาส์ลากเลื่อนขึ้นลงได้ครับ
อะใส่ส่วนหัวก่อนเลย
ในกรณีที่ ตำแหน่งของ Section ที่แทรกเข้าไปไม่ถูกต้อง หรือ เราอยากจะย้ายตำแหน่งของ Field ข้อมูล ก็เอาเมาส์ไปวางที่ Field นั้น เลื่อนๆ ให้ Cursor เปลี่ยนเป็น ลูกศร 4 ด้าน ดังรูป แล้วคลิ๊กค้างไว้ จากนั้นก็ลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการครับ
จากนั้น ก็มาพิจารณาข้อมูลในข้อ 7 และ 8 ซึ่งจะเป็นข้อมูยย่อยๆ หลายๆ อัน แต่จะเก็บค่าจริงๆเป็นตัวเลข ดังนั้นเราสามารถเอามารวมกันใน Section นี้ แล้ว ใช้ Field ข้อมูลแบบ Text เพื่อเก็บข้อมูล โดยอาจกำหนดให้กรอกเป็นตัวเลขก็ได้ ดังรูป
จากนั้นก็ใส่ให้ครบครับ โดยข้อมูลในช่องอื่นๆ อาจระบุเป็น Paragraph Text ก็ได้ เพราะโดยส่วนใหญ่ อาจจะไม่ได้ใช้
ในส่วนข้อ 8 ก็ใส่แบบเดียวกับข้อ 7 ครับ เรียงๆ กันไปเลยก็ได้
ข้อยากๆ ก็หมดแล้วครับ จากนั้นเราก็ใส่ Section ปิดท้าย เป็น ข้อเสนอแนะ
ยังเหลือส่วนท้ายของฟอร์ม ..... จะมีชื่อ คน 3 คน กรณีของฟอร์มแบบออนไลน์ ชื่อ หน. ฝ่ายความปลอดภัย และ ผู้อำนวยการศูนย์ ไม่จำเป็นต้องใส่ในฟอร์มก็ได้ครับ แต่ชื่อผู้รายงาน จำเป็นต้องใส่นะ
โดยเราสามารถทำได้ 2 แบบครับ คือให้กรอกเอง หรือ ใช้ชื่อตาม Login ที่เข้าใช้งาน (ต้องบังคับให้ Login ก่อน กรอกแบบฟอร์มนะครับ เข้าใจว่า ใช้ได้เฉพาะกรณีที่เป็น Form ที่ทำงานบน Google apps นะครับ บน Google ปกติ ผมหาที่ตั้งค่าไม่เจอน่ะนะครับ)
แบบแรก ก็แค่สร้าง Field สำหรับเก็บชื่อ ไว้ส่วนท้าย หรือ ส่วนหัวของ ฟอร์มก็ได้ อาจใช้เป็น Text ก็ได้ครับ
แต่หากใช้งานบน Google Apps เราสามารถกำหนดให้ Login ก่อนได้ด้วย และยังกำหนดให้เก็บชื่อคน Login ที่เข้ามากรอกฟอร์มได้อีกต่างหาก ก็เลือกใช้แบบนี้ได้ครับ
ในตัวอย่างนี้ ผมสร้างบน Google ปกตินะครับ ดังนั้น ขอเลือกใช้วิธีแรกก็แล้วกันนะครับ จากนั้น เราก็กำหนด Theme ของฟอร์ม ตามต้องการ
พอเสร็จแล้ว ก็จะได้ประมาณนี้ครับ
ดูแบบฟอร์มตัวจริงได้ที่ Link Form
ตอนแรก ผมว่าจะเรียบเรียงใหม่ แต่คิดไปคิดมา ขอคงไว้แบบนี้ก็แล้วกันนะครับ จะได้เห็นลำดับความคิด ในการทำของผม ว่าถ้าคิดจะทำฟอร์มสักอัน แล้วเราไม่ได้วางแผนไว้ก่อน หรือวางแล้วแหละ แต่อาจมองข้ามไป นิดนึง อย่างในวันนี้ ผมมองข้ามข้อ 7 และ 8 ไป เลยเกิดปัญหาตอนสร้างฟอร์มจริงๆ แต่หากเราเริ่มต้นด้วยการ แยกกลุ่มข้อมูลก่อน ตรวจสอบ Field ข้อมูลที่จะเอามาใช้ก่อน ก็จะช่วยเรื่องการออกแบบได้มากขึ้นครับ
ขอบคุณที่ติดตามนะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น