Google Drive น่าจะเป็น Apps หนึ่งในบรรดา Google apps ที่มีคนใช้งานมากพอสมควร ไม่แพ้ Email เพราะสามารถใช้เป็นที่เก็บไฟล์เอกสาร รูปภาพ ไฟล์งานต่างๆ รวมถึงยังสามารถใช้งานเอกสารร่วมกันกับสมาชิกในองค์กรได้อีกด้วย (แม้ผมจะไม่ค่อยประทับใจเท่าไหร่ก็ตามน่ะนะ) แต่ไม่รู้ว่ามีคนเคยสงสัยกันรึป่าวว่า เวลาเราจะแก้ไขเอกสารบน Google drive นั้น เราสามารถทำอย่างไรได้บ้าง ต้องแชร์ Link ของไฟล์ไปยังผู้ใช้งานทุกครั้งเลยมั๊ย และหากใช้งานแบบเชื่อมต่อกับ PC ของเราล่ะ จะแก้ไขไฟล์อย่างไรได้บ้าง
ผมเองสงสัยเรื่องนี้มาพักใหญ่ๆแล้วครับ วันนี้เลยมานั่งหาคำตอบให้ตัวเอง (แล้วก็แชร์ให้คนอื่นเผื่ออยากรู้ และจะนำไปปรับใช้งานนะครับ)
ปกติแล้ว ในกรณีที่เราใช้งานไฟล์เอกสารบน Server ของ Google นั้น แม้ว่าเราจะทำการอัพโหลดไฟล์ชื่อเดียวกันขึ้นไปตัว ไฟล์ก่อนหน้านั้นจะไม่โดนทับนะครับ เพราะชื่อไฟล์ในระบบจริงๆ จะไม่ใช่ชื่อไฟล์เอกสารที่เราใช้จริงๆ แต่มันจะถูกสร้างเป็นรหัสยาวๆ ขึ้นมาใหม่ ดังรูปด้านล่าง
นั่นคือในกรณีนี้ หากเราอัพโหลดไฟล์เวอร์ชั่นใหม่ขึ้นไป เราต้องทำการส่ง Link ของไฟล์ใหม่ไปให้ผู้ใช้งาน (กรณีต้องการน่ะนะครับ) เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงไฟล์ใหม่ได้ เพราะหากใช้ Linkเดิม มันก็จะเปิดไฟล์เดิมๆ ให้นั่นเอง
แล้วหากต้องการอัพเวอร์ชั่นหรืออัพโหลดไฟล์เดิม แต่เป็นไฟล์ที่มีการแก้ไขขึ้นไป แล้วยังคงสามารถใช้ Link เดิมได้ จะทำอย่างไร
กรณีนี้จะมีประโยชน์ในกรณีที่เรามีการแปะ Link ของไฟล์ไว้บน Web site หรือ เคยส่ง Link ไปให้ผู้ใช้งานแล้ว การอัพเดทเวอร์ชั่นของไฟลืเอกสาร จะไม่มีผลกระทบต่อ Link ที่เคยสร้างเอาไว้ โดยเมื่อผู้ใช้งานคลิ๊ก Link ระบบก็จะเปิดไฟล์เวอร์ชั่นล่าสุดให้โดยอัตโนมัติขั้นตอนการอัพเดทเวอร์ชั่น ก็ทำได้โดยคลิ๊กขวาที่ไฟล์ที่ต้องการแก้ไข แล้วเลือก Manage revision ตามรูปด้านล่างครับ
โดย Option นี้ใช้ได้เฉพาะไฟล์นะครับตัวโฟลเดอร์ใช้ไม่ได้ เมื่อคลิ๊กแล้วก็จะเจอหน้าต่างตามรูปด้านล่าง จะเห็นว่าเราสามารถอัพเดทเวอร์ชั่นของไฟล์ได้โดยที่ไฟล์เวอร์ชั่นเดิมก็ยังคงไม่ถูกลบออก (ยกเว้นเราสั่งให้ลบ) ซึ่งจะช่วยในระบบจัดการเอกสารได้ดีพอสมควรเลย ในกรณีที่เราคลิ๊กสั่งให้มีการลบไฟล์ไฟลเก่าอัตโนมัติ ระบบจำทำการลบไฟล์เวอร์ชั่นเก่าทิ้ง เมื่อเวลาผ่านไป 30 วันครับ) โดยเราสามารถสร้างอัพเดทของไฟลืได้มากกว่า 100 เวอร์ชั่นกันเลยทีเดียว
และนอกจากนี้ ตัวไฟล์ที่จะทำการอัพเดทนั้น ไม่จำเป็นต้องเป็นไฟล์ชื่อเดียวกัน หรือ เป็นไฟล์ชนิดเดียวกันก็ได้ เช่น เวอร์ชั่นแรก เราจำทำเป็นไฟล์ Word (อาจจะเป็นคู่มือการทำงาน สมมุตินะครับ) แล้วเวอร์ชั่นที่ 2 เราปรับปรุงให้เป็นไฟล์ Powerpoint หรือ ไฟล์ VDO ก็ได้ และชื่อไฟล์เอกสาร ก็สามารถปรับแก้ได้ตามสะดวก โดยมันจะไม่มีผลกระทบต่อ Link ที่เราสร้าง หรือ แชร์เอาไว้ก่อนหน้านี้ครับ
แต่ต้องไม่ลืมว่า เวอร์ชั่นของไฟล์เอกสารที่เพิ่มขึ้นนั้น เราต้องเสียพื้นที่ในการจัดเก็บไปด้วยนะครับ ดังนั้น การพิจารณาว่าจะเก็บไว้กี่เวอร์ชั่น นานแค่ไหน ก็ต้องดูขนาดของไฟล์ และพื้นที่บน Drive ด้วย
คราวนี้ มาดูกรณีที่เราติดตั้งโปรแกรม Google Grive เพื่อเชื่อมต่อ PC ของเรา กับ Server ของ Google ว่าเราจะสามารถทำการแก้ไขไฟล์อย่างไรได้บ้าง (การติดตั้งและการใช้งาน Google drive on PC สามารถดูได้จาก Link นี้นะครับ)
ในกรณีที่เราเปิดไฟล์เพื่อทำการแก้ไขไฟล์เอกสาร (เช่นไฟล์ Word, Excel ) จากไฟล์ที่อยู่บนโฟลเดอร์ที่เชื่อมกับ Google Drive ระบบจะทำการเพิ่ม Revision บน Server ให้โดยอัตโนมัติ (เมื่อมีการเชื่อมต่อ Internet นะครับ) และ Link ของไฟล์ จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ในกรณีที่เราใช้วิธีลากไฟล์ใหม่ มาวางทับไฟล์เดิม ระบบก็จะทำการอัพเดท Revision ให้เช่นกันครับ โดยเราสามารถทำเหมือนไฟล์บน Windows ปกติเลยครับ คือ คลิ๊กที่ไฟล์ที่ต้องการแล้วลากมาใส่ในโฟลเดอร์ของ Google Drive หากมีไฟล์ชื่อเหมือนกัน ตัว Windows ก็จะถามตามปกติครับ ถ้าเราสั่งให้ทับ มันก็จะทับไฟล์บน PC ของเรา และ บน Server มันจะทำการอัพเดท Revision ให้โดยอัตโนมัติ และ Link ที่แชร์ไว้ก็จะยังคงเหมือนเดิมครับ
ในกรณีไฟล์ที่เราเอามาทับ เป็นไฟล์เดิม ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเนื้อหาของไฟล์ ตัวระบบของ Google จะไม่ทำการอัพเดท Revision ให้นะครับ แต่ในกรณีที่อยากแก้ไขชนิดของไฟล์ แบบที่ทำบน Server กรณีนี้จะทำไม่ได้นะครับ เพราะหากเราลากไฟล์ชนิดอื่นมาวาง แม้จะใช้ชื่อเดียวกัน แต่ตัว Windows จะมองว่าเป็นคนละไฟล์อยู่แล้ว ดังนั้นหากต้องการแก้ไขแบบนี้ต้องทำบน Server เท่านั้นครับ
ในกรณีที่เราเคยอัพโหลดไฟล์ชื่อเดียวกัน ไปวางบน Server มันจะมีไฟล์ชื่อเดียวกันอยู่ในนั้น (ตามจำนวนไฟล์ที่เราอัพโหลด) หากเรานำโฟลเดอร์นั้นมาเชื่อมต่อ และเปิดดูบน PC ระบบจะใส่ตัวเลขลำดับของไฟล์ลงไป เพื่อป้องกันความสับสนของทั้งตัวเราและตัว ระบบของ Windows ด้วย
จากภาพด้านล่างจเห็นว่า บน Server ระบบจะแสดงชื่อไฟล์เอกสารชื่อเดียวกันทั้งหมด (แต่สามารถจำแนกได้จากวัน เวลาที่อัพโหลดได้) แต่บน PC ระบบจะใส่ตัวเลขลำดับให้ด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น