หลังจากเขียน Gmail Tips & trick : แนะนำการปรับแต่งหน้า Inbox ของ Gmail และ MFU mail #1 ไปแล้ว (ไม่รู้มีคนอ่านบ้างรึป่าวนะครับ) ว่าด้วยเรื่องการใช้งาน Google Labs ของ Gmail มาวันนี้ผมจะมาเขียนแนะนำวิธีการตั้งค่า Inbox หรือ กล่องจดหมายของเรากันครับ
โดยปกติ Inbox ของเรา ก็จะมีหน้าตาประมาณรูปด้านล่าง ถ้าเราไม่เคยไปทำอะไรกับ Config ของ Gmail นะครับ ซึ่งมันก็จะเรียงจากใหม่ไปเก่า หน้านึงก็จะมีประมาณ 50 ฉบับ ตามรูปครับ (เราสามารถตั้งค่าใหม่ได้นะครับ ถ้าต้องการ)
หลายๆ คนอาจจะชอบหรือไม่ก็ชอบจนชินไปแล้ว .... ไม่เป็นไรครับ วันนี้มาลองดูวิธีการตั้งค่าของ Inbox กันว่าทำอะไรกับมันได้บ้าง
โดยปกติ ที่ด้านหน้าของ Email แต่ละฉบับ จะมีสัญลักษณ์รูปดาวแสดงอยู่ (แต่มันจะเป็นสีเทาๆ) ในภาษาไทย Gmail เรียกมันว่า "ติดดาว" หรือ "Starred" ซึ่งหมายถึงการเลือกว่าเราจะสนใจ Email ฉบับนี้หรือไม่ (มันคล้ายๆ Favorite อะไรประมาณนั้น)
จะใช้ในกรณีไหน? ก็ใช้สำหรับ Email สำคัญๆ ที่เราอยากจะติดตาม และตรวจสอบ และอยากหาเจอง่ายๆ เช่น Email จาก หัวหน้างาน ที่ส่งมาสั่งหรือมอบหมายงาน หรือ Email ที่ใช้ในการติดต่อเรื่องสำคัญๆ เป็นต้น .... แบบว่า เราจะพลาดไม่ได้ ต้องตามติดชิดใกล้ เราก็สามารถทำการติดดาวให้กับเมลล์ฉบับนั้นๆ ได้เลย โดยการติดดาวก็ทำได้โดยคลิ๊กที่ Icon รูปดาว หน้า Email ที่เราต้องการจะติดดาว ให้มันเปลี่ยนเป็นสีเหลือง ตามรูป
นอกจากนี้ การตั้งค่า Inbox ยังสามารถทำโดยใช้ Google Labs ก็ได้ โดยเราสามารถเรียกใช้งาน Labs ที่ชื่อ Multiple Inbox ได้ (ปกติผมก็ใช้อันนี้น่ะนะ) ก็ทำได้โดยไปที่ Setting (คลิ๊กที่รูปเฟือง แล้วเลือก Setting) จากนั้นไปที่ Labs แล้วค้นหา labs ที่ชื่อ Multiple Inbox จากนั้นก็ทำการ Enable เพื่อเปิดใช้งาน
เมื่อทำการบันทึกค่า ระบบจะกลับมาที่หน้า Inbox แล้วจะเห็นว่า ระบบทำการแสดง Email ตามค่าเริ่มต้นของ Multiple Inbox ให้เราเลย (ทั้งนี้ต้องปรับ Inbox Type ใน Tab Inbox ให้เป็น Default ก่อนนะครับ ไม่งั้นการแสดงผลจะยึดตาม Type ที่เราเลือกไว้)
ในกรณีของ Multiple Inbox นั้น เรายังสามารถปรับค่าเพิ่มเติมได้ครับ โดยสามารถเข้าไปที่ Setting แล้วไปที่ Tab ชื่อ Multiple Inbox ที่เราเพิ่มเข้ามาได้เลย ก็จะเห็นหน้าจอตามภาพด้านล่าง
จะเห็นว่าเราสามารถตั้งค่าเงื่อนไขสูงสุดถึง 5 รายการ โดยสามารถตั้งค่าได้ตามต้องการ เช่น เมลล์ติดดาว, เมลล์สำคัญ, เมลล์ที่ติด Label ต่างๆ ได้ตามต้องการครับ แต่ต้องพิมพ์ค่าลงไปเองนะ โดยอาจใช้คำสั่งรุปแบบเดียวกับตัวอย่าง เช่น is:Starred ก็หมายถึงแสดงเมลล์ติดดาว, is:05 keattipong@mfu.ac.th ก็คือเมลล์ที่ส่งถึง keattipong@mfu.ac.th เป็นต้น โดยสามารถศึกษาคำสั่งเพิ่มเติมได้จากหน้านี้ครับ
https://support.google.com/mail/answer/7190 หรือจะใช้วิธีพิมพ์ข้อความลงในช่องค้นหาก็ได้ครับ (คลิ๊กที่รูปสามเหลี่ยม แล้วระบุเงื่อนไขนะครับ พอกด Search เราก็จะพบคำสั่งสำหรับเงื่อนไขนั้นๆ ครับ)
ขอบคุณที่ติดตามครับ
โดยปกติ Inbox ของเรา ก็จะมีหน้าตาประมาณรูปด้านล่าง ถ้าเราไม่เคยไปทำอะไรกับ Config ของ Gmail นะครับ ซึ่งมันก็จะเรียงจากใหม่ไปเก่า หน้านึงก็จะมีประมาณ 50 ฉบับ ตามรูปครับ (เราสามารถตั้งค่าใหม่ได้นะครับ ถ้าต้องการ)
หลายๆ คนอาจจะชอบหรือไม่ก็ชอบจนชินไปแล้ว .... ไม่เป็นไรครับ วันนี้มาลองดูวิธีการตั้งค่าของ Inbox กันว่าทำอะไรกับมันได้บ้าง
โดยปกติ ที่ด้านหน้าของ Email แต่ละฉบับ จะมีสัญลักษณ์รูปดาวแสดงอยู่ (แต่มันจะเป็นสีเทาๆ) ในภาษาไทย Gmail เรียกมันว่า "ติดดาว" หรือ "Starred" ซึ่งหมายถึงการเลือกว่าเราจะสนใจ Email ฉบับนี้หรือไม่ (มันคล้ายๆ Favorite อะไรประมาณนั้น)
จะใช้ในกรณีไหน? ก็ใช้สำหรับ Email สำคัญๆ ที่เราอยากจะติดตาม และตรวจสอบ และอยากหาเจอง่ายๆ เช่น Email จาก หัวหน้างาน ที่ส่งมาสั่งหรือมอบหมายงาน หรือ Email ที่ใช้ในการติดต่อเรื่องสำคัญๆ เป็นต้น .... แบบว่า เราจะพลาดไม่ได้ ต้องตามติดชิดใกล้ เราก็สามารถทำการติดดาวให้กับเมลล์ฉบับนั้นๆ ได้เลย โดยการติดดาวก็ทำได้โดยคลิ๊กที่ Icon รูปดาว หน้า Email ที่เราต้องการจะติดดาว ให้มันเปลี่ยนเป็นสีเหลือง ตามรูป
และหากต้องการจะเรียกใช้งาน Email ที่ติดดาวเอาไว้ (แบบในกรณีที่ Inbox เรา มีเมลล์เข้ามาเยอะ จนมองไม่เห็นเมลล์ที่ติดดาวเอาไว้) เราก็สามารถคลิ๊กเรียกใช้งานได้จากเมนู Starred หรือ ติดดาว ที่เมนูด้านข้างของ Inbox ได้เลย
เมื่อคลิ๊กแล้วระบบก็จะแสดงรายชื่อ Email ที่เราติดดาวเอาไว้ออกมาให้ ตามรูป
แต่ถ้าเรามีความจำเป็นที่ต้องติดตาม Email ที่ติดดาว หรือ อยากดูการอัพเดทของ Email ที่ติดดาวตลอดเวลา (ในระบบของ Gmail / MFU mail นั้น หากเมลล์ที่มีการตอบกลับกันไปมา มันจะรวบรวมรายการเอาไว้ให้ ถ้าเราเรียกเมลล์ที่ติดดาวขึ้นมา ก็จะมองเห็นการอัพเดทได้ง่ายขึ้น) เราสามารถตั้งค่า Inbox ให้แสดง Email ที่ติดดาวก่อน Email ปกติทุกครั้งที่เราเข้ามาเช็คเมลล์ก็ได้
โดยขั้นตอนแรกก็ไปคลิ๊กที่รูปเฟือง แล้วเลือก Setting ตามรูป
เมื่อเข้าสู่หน้า Setting แล้วก็ไปที่ Inbox ให้ดูที่ Inbox type ให้เปลี่ยนจาก Default มาเป็น Starred First หมายถึง ให้แสดง Email ติดดาวก่อน (หรือจะเลือกรายการอื่นก็ได้นะครับ เพราะมันมีให้เลือกหลายอัน) เลือกแล้วก็กดปุ่ม Save Change (ห้ามลืมนะ)
และเมื่อเรากลับไปดู Inbox ของเรา ก็จะพบว่า มันมีการแยกเอา Email ที่เราติดดาวเอาไว้ขึ้นมาก่อนตามรูป (หากเราเลือกรายการอื่นๆ มันก็จะแสดงรายการนั้นๆ ขึ้นมาก่อนครับ) และทุกครั้งที่เราเข้า Inbox เราก็จะมองเห็นเมลล์ที่ติดดาวก่อนเสมอครับ
นอกจากนี้ เรายังสามารถกำหนดจำนวนรายการ Email ที่จะแสดงในหน้า Inbox ได้อีกด้วย โดยคลิ๊กที่ ปุ่ม Option แล้วเลือก จำนวนรายการตามต้องการ ดังรูป
เท่านั้นยังไม่พอ หากเราเลือกค่า Inbox Type เป็น Priority Inbox เราก็จะสามารถกำหนดให้แสดงรายการ Email ได้หลายกลุ่ม เช่น เราอยากให้แสดง Inbox เรียงจากบนลงล่างเป็น
เมลลืติดดาว : เมลล์ที่ติด Tag Google Apps Team : เมลล์ที่ติด Tag hotmail (เมลล์ที่ดึงมาอ่าน) และเมลล์ทั่วไป ก็ทำได้ดังนี้ครับ
ในหน้า Setting - Inbox เราก็เลือกเป็น Priority Inbox จากนั้นก็กำหนดค่า Inbox Section : ตามรูป
โดยเลือกได้ทั้งรายการ ติดดาว, รายการสำคัญ, รายการที่ยังไม่ได้อ่าน และรายการที่ถุกติด Tag
ในกรณีที่ต้องการดึงเอารายการที่ติด Tag ให้เลือก More Option จากนั้นก็เลือกชื่อ Tag ที่เราต้องการตามรูปครับ
จากนั้น ก็ทำการ Save Change ก็จะพบว่า Inbox ของเรามีรายการกลุ่ม Email แยกตามที่เราตั้งเอาไว้
ก็เอาไว้ใช้ในกรณีที่เรามี Email ที่ต้องดูหรืออ่าน หลายๆ ยี่ห้อ หลายอัน หรือ มีการติดต่อกับคนหลายๆ คน หลายๆ กลุ่ม (แล้วเราก็สร้าง tag แยกเอาไว้แล้ว) แทนที่ต้องไปดูจากเมนูด้านข้าง ก็ดึงให้มันมาแสดงบนหน้า Inbox ซะเลย
นอกจากนี้ การตั้งค่า Inbox ยังสามารถทำโดยใช้ Google Labs ก็ได้ โดยเราสามารถเรียกใช้งาน Labs ที่ชื่อ Multiple Inbox ได้ (ปกติผมก็ใช้อันนี้น่ะนะ) ก็ทำได้โดยไปที่ Setting (คลิ๊กที่รูปเฟือง แล้วเลือก Setting) จากนั้นไปที่ Labs แล้วค้นหา labs ที่ชื่อ Multiple Inbox จากนั้นก็ทำการ Enable เพื่อเปิดใช้งาน
เมื่อทำการบันทึกค่า ระบบจะกลับมาที่หน้า Inbox แล้วจะเห็นว่า ระบบทำการแสดง Email ตามค่าเริ่มต้นของ Multiple Inbox ให้เราเลย (ทั้งนี้ต้องปรับ Inbox Type ใน Tab Inbox ให้เป็น Default ก่อนนะครับ ไม่งั้นการแสดงผลจะยึดตาม Type ที่เราเลือกไว้)
ในกรณีของ Multiple Inbox นั้น เรายังสามารถปรับค่าเพิ่มเติมได้ครับ โดยสามารถเข้าไปที่ Setting แล้วไปที่ Tab ชื่อ Multiple Inbox ที่เราเพิ่มเข้ามาได้เลย ก็จะเห็นหน้าจอตามภาพด้านล่าง
จะเห็นว่าเราสามารถตั้งค่าเงื่อนไขสูงสุดถึง 5 รายการ โดยสามารถตั้งค่าได้ตามต้องการ เช่น เมลล์ติดดาว, เมลล์สำคัญ, เมลล์ที่ติด Label ต่างๆ ได้ตามต้องการครับ แต่ต้องพิมพ์ค่าลงไปเองนะ โดยอาจใช้คำสั่งรุปแบบเดียวกับตัวอย่าง เช่น is:Starred ก็หมายถึงแสดงเมลล์ติดดาว, is:05 keattipong@mfu.ac.th ก็คือเมลล์ที่ส่งถึง keattipong@mfu.ac.th เป็นต้น โดยสามารถศึกษาคำสั่งเพิ่มเติมได้จากหน้านี้ครับ
https://support.google.com/mail/answer/7190 หรือจะใช้วิธีพิมพ์ข้อความลงในช่องค้นหาก็ได้ครับ (คลิ๊กที่รูปสามเหลี่ยม แล้วระบุเงื่อนไขนะครับ พอกด Search เราก็จะพบคำสั่งสำหรับเงื่อนไขนั้นๆ ครับ)
ตัวอย่าง การค้นหา ผมต้องการเรียกเมลล์ที่ส่งหา keattipong@mfu.ac.th ก็ใส่ค่าลงในช่อง To
พอกด Search ก็จะเห็นรายการ Email ตามเงื่อนไข และในช่อง Search ก็จะมีคำสั่งแสดงไว้ครับ ก้เอาอันนี้แหละไปใช้งาน
และอันนี้เป็นตัวอย่างจาก Gmail ของผมเอง ผมกำหนดให้แสดง Email ที่ผมดึงมาจาก MFU mail ทั้งของผม และ ของ STIC จากนั้น ก็ให้แสดงเมลล์ติดดาว
ซึ่งหน้าตาการแสดงผลของ Multiple Inbox ก็จะเป็นตามภาพนี้ครับ (ผมแก้ให้มันแสดงเป็น 2 รายการนะครับ เพื่อที่จะได้เอาภาพมาเป็นตัวอย่าง)
ตอนนี้ท่านสมาชิกก็น่าจะพอได้ไอเดียในการตั้งค่า Inbox ของตัวเองไปพอสมควรแล้วนะครับ แต่ยังไม่หมดครับ หากท่านไม่ชอบหน้าตาแบบนี้ หรือ ไม่ชอบตรงที่ขั้นตอนมันดูยุ่งยากจัง ผมยังมีอีกวิธีให้ทดลองเอาไปใช้ครับ
เมื่อไม่นานมานี้ Gmail ได้ทำการปรับปรุงการแสดงผลของ Inbox ของ Gmail ในรูปแบบใหม่ (ก็เปิดใช้งานมาพักใหญ่ๆ เชื่อว่าหลายๆ คนคงเคยผ่านตามาแล้ว บางคนอาจคลิ๊กเลือกไม่เอา บางคนอาจเผลอคลิ๊กเลือกใช้งาน และยังงงๆ กับมันอยู่ โดยหน้าตาของการแสดงผลแบบใหม่ก็เป็นตามภาพครับ
โดยในระบบใหม่นี้ Gmail จะทำการแยก Email ที่เข้ามาเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ให้โดยอัตโนมัติ โดยประกอบด้วย Tab ต่างๆ ดังนี้
Primary : เป็นเมลล์ที่ส่งถึงเราโดยตรง หรือเมลล์สำคัย รวมถึงเมลล์ที่เราติดดาวเอาไว้ ก็จะอยู่ตรงนี้
Social : เป็นข้อความแจ้งเตือนจากพวก Social Network ต่างๆ เช่น Google+, Facebook
Promotion : เป็นเมลล์จากบริการธุรกิจต่างๆ ที่เราไปสมัครสมาชิกเอาไว้
Update : เป็นพวกแจ้งเตือนจากระบบต่างๆ เช่น แจ้งเตือน หรือ invite จาก Google Calendar
Forum : จะเป็นข้อความที่มาจาก Group ของ Google ที่เราเป็นสมาชิก เช่นพวกเมลล์ Group ของ Stic.Professional.staff หรือ เมลล์จากส่วนประชาสัมพันธ์เป็นต้น
หากต้องการใช้งาน ก็ไปที่รูปเฟือง คลิ๊กแล้วเลือก Configure Inbox ตามภาพ
เราก็จะเจอกับหน้าจอการตั้งค่าแบบง่าย ตามภาพ ซึ่งเราสามารถเลือกไม่เอา Tab ไหนก็ได้ (แต่หากไม่เอา เมลล์ใน Tab นั้น ก็จะถูกย้ายไป Tab อื่น เช่น หากไม่เอา Forum เมลล์จาก Group จะถูกย้ายไปที่ Primary (เพราะมันส่งถึงเราโดยตรง) หากไม่ชอบก็สามารถย้ายได้ โดยลากเมลล์นั้นไปที่ Tab ที่ต้องการได้ครับ
และอย่าลืมเลือกตรง Include starred in Primary เพื่อให้ระบบย้ายเมลล์ติดดาวไปที่ primary นะครับ
เมื่อเราคลิ๊ก Save ระบบก็จะแสดงหน้าแนะนำการใช้งานขึ้นมาให้ (เฉพาะกรณีที่เราเปิดใช้งานครั้งแรกนะครับ) หากไม่สนใจอ่านอะไรเพิ่มก็คลิ๊ก Okay ได้เลย
นั่งรอแว๊บเดียว หน้าจอ Inbox ของเราก็จะแสดงรายการเมลล์แบบ Tab แล้วครับ และหาก Tab ใดมีรายการอัพเดท หรือรายการใหม่ ก็จะมี Icon แบบภาพด้านล่างครับ
จากที่เคยทดลองใช้งานมาพักนึง พบว่า Gmail ทำการแยก Email ได้ค่อนข้างถูกต้องครับ แต่ก็มีบ้างที่ระบบแยกผิด เช่น เอาเมลล์ขายสินค้ามาไว้ที่ Primary (อาจเป็นเพราะ เราอาจเคยตอบกลับ Email นั้น หรือเคยคลิ๊กเข้าไปอ่าน Gmail เลยคิดว่าเราสนใจน่ะนะครับ) เราสามารถทำการย้ายไปวางที่ Tab อื่นได้ตามต้องการ โดยการคลิ๊กเลือกรายการจดหมายที่ต้องการจากนั้น ลากไปวางที่ Tab อื่นที่ต้องการได้ครับ
เมื่อย้ายแล้ว ระบบก็จะถามต่อว่า เราอยากย้ายรายการจาก Email นี้ ไปที่ Tab ที่เราเลือกเลยหรือไม่ (คือ ถ้าส่งมาอีก Gmail ก็จะแยกให้เลย) ถ้าต้องการก็ตอบ Yes ครับ
อ่อ ในการเปิดใช้งาน Tab ของ Gmail นั้น เราต้องตั้งค่า Inbox Type ในหน้า Setting เป็น Default นะครับ ไม่เช่นนั้น มันจะเลือกใช้งานตาม Type ที่เรากหนด ครับ
หากต้องการยกเลิก ก็เพียงแต่ เข้าไปที่ Configure Inbox หรือ Setting-->Inbox แล้วคลิ๊กเอาเครื่องหมายถูกหน้ารายการ Tab ออกให้หมด (เหลือเพียง Primary ที่เอาออกไม่ได้) ระบบก็จะยกเลิกการแสดงผลแบบ tab ให้เราครับ
ก็จบแล้วนะครับ สำหรับการตั้งค่า Inbox ของ Gmail/MFU mail ผมใช้ Email หลายบัญชีในการเขียนบทความนะครับ อาจดูแล้วงงๆ พอดี บางอันมันตั้งค่าไว้แล้วไม่อยากไปแก้ไขมาก ก็หวังว่าบทความนี้จะเพิ่มความน่าใช้งานให้กับ MFU mail ได้ไม่มากก็น้อยนะครับ พบกันใหม่ในบทความหน้า จะเป็นเรื่องอะไร ขอไปคิดก่อนนะครับ หากอยากให้เขียนเรื่องไหน หรืออยากได้คำแนะนำอะไร ก็แจ้งมาได้ครับ
ขอบคุณที่ติดตามครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น